Als u vandaag een nieuw ERP-systeem wilt implementeren, staat u relatief aan het begin voor de vraag of u het lokaal of liever vanuit de cloud wilt verkrijgen. Dat laatste model heeft veel voordelen, maar bedrijven maken zich ook keer op keer zorgen. 

Of deze zorgen nu houdbaar zijn in termen van cloud ERP-systemen, welke voordelen een online ERP heeft ten opzichte van een on-premises variant en hoe u snel het juiste ERP-systeem voor uw bedrijf kunt vinden, dit alles hier nu. 

Definitie: Wat is een ERP-systeem?

ERP staat voor zogenaamde enterprise resource planning. Deze ondernemende taak beschrijft de noodzaak om alle beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk te gebruiken. Het gaat ook om de optimalisatie van alle processen in het bedrijf. Dit moet slank en zo efficiënt mogelijk zijn. 

In deze context zijn resources alle resources die het bedrijf kan openen om zijn eigen zakelijke doeleinden te vervullen. Naast te verwerken goederen omvat dit ook personeel, financiële middelen, machines, gereedschappen of onroerend goed, enz. 

Een ERP-systeem helpt bij de planning, controle en monitoring van alle processen en maakt het mogelijk om alle processen van de benodigde middelen te voorzien. Hiervoor worden alle processen digitaal in kaart gebracht en worden de gegevens vervolgens samengevoegd in een centrale database. Op deze manier werken alle actoren in het bedrijf met dezelfde gegevens.

Dit zorgt voor lage foutenpercentages en een snellere informatiestroom. Daarnaast kunnen de processen over afdelingen heen worden georganiseerd. Een ERP-systeem biedt de mogelijkheid om alle processen efficiënt te plannen en hun voortgang in realtime te monitoren. Op deze manier is het mogelijk om in een vroeg stadium op verstoringen te reageren. 

Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle processen te allen tijde zijn uitgerust met de juiste middelen. Tegelijkertijd moet ervoor worden gezorgd dat er geen verspilling van middelen is. Hiervoor wordt een ERP-systeem opgebouwd uit modules. 

Ontwikkeling van een ERP-systeem 

Elke module behandelt een specifiek verantwoordelijkheidsgebied in het bedrijf. Modules voor finance, human resources management, klantenadministratie, documentmanagement of voor productie, magazijnbeheer en logistiek zijn te vinden in een ERP-systeem. 

Afhankelijk van uw behoeften stelt een bedrijf precies de juiste oplossing samen die het nodig heeft om zijn eigen processen voldoende te kunnen dekken. Veel ERP-aanbieders hebben zich daarom gespecialiseerd in bepaalde industrieën en bedrijfsgroottes en hebben hun ERP-systemen aangepast aan de behoeften van deze. 

Maar niet alleen qua functiebereik zijn er verschillen tussen de ERP-systemen op de markt. Ook met betrekking tot het licentiemodel zijn er verschillen tussen de ERP-systemen op de markt. Hier wordt in wezen een onderscheid gemaakt tussen een lokale versie en het cloudmodel.

Vooral deze laatste geniet een toenemende populariteit bij zowel kleine als grote bedrijven. Daar zijn veel verschillende redenen voor, die we in het volgende nader zullen bespreken. 

Voordelen van een ERP-systeem vanuit de cloud 

In een ERP-systeem vanuit de cloud wordt de software in een cloud bediend en via internet toegankelijk gemaakt voor het bedrijf. In tegenstelling tot een lokaal ERP-systeem zijn er geen eigen servers nodig, omdat de gegevens volledig worden verwerkt en opgeslagen in de cloud, d.w.z. op de servers van de operator. Dit heeft veel voordelen. 

De kosten

Hoge initiële investeringen worden geëlimineerd bij het implementeren van een online ERP. U betaalt een maandelijkse licentievergoeding per gebruiker en afhankelijk van het scala aan functies en kunt de software rechtstreeks gebruiken. Uiteindelijk betaal je alleen voor functies die echt nodig zijn. Tegelijkertijd worden computer- en opslagdiensten, evenals het onderhoud van het systeem en beveiligingsmaatregelen om de gegevens te beschermen gecompenseerd met de maandelijkse vergoeding. 

gegevensintegriteit

Voor de beveiliging van de gegevens bieden cloudoperators een hele reeks maatregelen. Het beveiligingsniveau in een cloud is meestal vele malen hoger dan bedrijven het zouden kunnen instellen. Vooral voor kleine bedrijven zonder uitgebreide expertise en hun eigen IT-infrastructuur zijn clouds vaak de betere optie op het gebied van beveiliging. 

flexibiliteit

Met ERP-systemen uit de cloud heeft u de mogelijkheid om al die functies en gebruikerslicenties te boeken die echt nodig zijn. Als het bedrijf groeit, kunnen er eenvoudig extra licenties worden geboekt. Hetzelfde geldt voor functies. Als de geselecteerde software nog steeds zijn grenzen bereikt, is het gemakkelijker om te veranderen, omdat u de software niet volledig hebt gekocht en dus hoge kosten hebt gemaakt. 

De inspanning

Vooral als het gaat om implementatie, blijkt de cloud meestal veel instapvriendelijker te zijn. Na enkele kleine aanpassingen kunt u direct aan de slag met het ERP-systeem. Aangezien het onderhoud en onderhoud ook wordt uitbesteed, is er op dit moment geen aparte inspanning nodig.

Of de cloud uiteindelijk geschikt is voor uw eigen bedrijf hangt af van veel verschillende factoren. Daarom moeten bedrijven u eerst voorafgaand aan de zoektocht vragen wat het ERP-systeem eigenlijk te doen heeft. In ieder geval mag een online ERP niet per se worden uitgesloten. De mogelijkheden met zo’n applicatie groeien voortdurend.  In de toekomst zal het cloudmodel waarschijnlijk in belang blijven groeien.